El primer requisito es estar convencido de que definitivamente un proyecto bien ejecutado aporta de manera fundamental a la estrategia de nuestra empresa. Desde ahí la PMO debe alinear su actuar hacia este propósito y enfocar sus resultados con ese fin. Los proyectos bien ejecutados serán reflejo de esta alineación. Definitivamente se requiere de un apoyo de la alta dirección, capacitación del personal, conocimiento de la buena práctica elegida. Para nuestro caso desde el 2010 tenemos personal que hizo la certificación y desde entonces se ha seguido formando de manera contínua y actualizando cada nuevo estándar que ha sacado el PMI. La mejora contínua es quizás el requisito más exhaustivo para esta implementación pero así mismo el que reafirma frente a la organización la apuesta hecha.
1. ¿Qué es la gestión de Proyectos (PMI)?
Los proyectos son el mecanismo a través del cual las organizaciones, instituciones e incluso las personas buscan alcanzar sus objetivos estratégicos. Un proyecto puede ser la expansión de un negocio, cumplir un requerimiento para posibilitar que siga en funcionamiento una operación, realizar una mejora tecnológica en una institución o hacer posible la educación superior de los hijos. Todos ellos tienen en común que su logro exitoso replicará en el éxito de ese objetivo deseado. Es por esto que gestionar adecuadamente un proyecto se hace tan importante, por lo cual a lo largo del mundo se han erigido varias metodologías y estándares de proyectos que buscan implementar las mejores prácticas de ejecución de proyectos. PMI, IPMA, PRINCE 2 son algunas de las organizaciones a nivel mundial más reconocidas que establecen estándares para guiarse y capacitarse en la gestión de proyectos mostrando el State of Art de esta disciplina. ATICA ha elegido el Estándar del PMI como guía para la estructuración y gestión de proyectos desde hace más de 15 años buscando ofrecer a nuestros clientes la mejor experiencia de ejecución de sus proyectos en aras de cumplir con su alcance, en el tiempo adecuado, con la calidad y requisitos acordados , sin sobrecostos para las partes
2. ¿En qué Consiste?
El estándar del PMI es dinámico, es una guía no solo a nivel de estándar sino que también aporta metodología a través del conocimiento práctico de sus miembros y más o menos cada 4 años renueva su estándar y guías buscando siempre estar a la vanguardia de las mejores prácticas de los expertos en gestión (que podemos también denominar dirección) de proyectos, actualmente está en la versión 7 que tuvo unos cambios importantes resaltando la creación de valor que ofrece la correcta ejecución de un proyecto sancionado. En ATICA hemos ajustado los procesos que ofrece la guía para poder ejecutar de manera eficaz nuestros proyectos, beneficiando tanto nuestra organización como a nuestros clientes, mediante la asimilación de los grupos de proceso INICIO- PLANIFICACIÓN- EJECUCIÓN- SEGUIMIENTO Y CONTROL – CIERRE gestionamos el proyecto completo en su diferente ciclo: estructuración- ingeniería- compras- montaje- puesta en marcha para de esta manera ejercer diferentes puntos de control y garantizar así los indicadores de los proyectos y del portafolio de proyectos
3. ¿Cómo aplicarlo en la Industria?
Lo más importante es tener la conciencia de que 1) Los proyectos son muy relevantes dentro de las organizaciones ya que contribuyen a la materialización de los objetivos estratégicos y 2) la gestión de proyectos facilita y proporciona herramientas para lograrlo. Con estos 2 puntos, será fácil entender y alinearse con los planteamientos de la guía del Pmbok, lógicamente esto requiere un estudio técnico, personal dedicado y recursos, por lo cual las organizaciones desarrollan sus PMO (oficinas de gestión de proyectos) o acuden o a PMO externas, pero siempre con el mismo objetivo: adaptar la guía que ofrece el PMI (que es un compendio de lo que los mejores expertos en proyectos han ido recopilando a nivel de mejores prácticas en gestión de proyectos) a las necesidades de la organización, capacitando su personal y haciendo que haga parte del ADN de la empresa la gestión de proyectos.
4. ¿Caso de éxito desde Atica?
Nuestro sello en los proyectos es cumplir como primera medida con los objetivos del proyecto para nuestro cliente, desde la kick off (reunión de inicio del proyecto) intentamos alinear los alcances acordados y la expectativas de los diferentes interesados. Eso nos ha permitido ser exitosos en los proyectos que hemos ejecutado en todo este tiempo mientras hemos implementado estas buenas prácticas. Ejemplos de esto son los proyectos que involucran nuevas tecnologías en la que el reto además de lo tecnológico es alinear las diferentes expectativas de los interesados: cliente- autoridad ambiental- proveedor dueño de la tecnología. subcontratistas de las diferentes especialidades (civil- estructural-mecánica- eléctrica-control, etc) en pro del éxito del proyecto que no es otro que cumplir el alcance que materializa el propósito para el cual fue asignado dentro del portafolio de nuestro cliente. De manera general podemos afimar que nuestras cifras en la PMO muestran que nuestro portafolio cumple en más de un 95% con el cronograma y presupuesto del proyecto sin tener comprometida la calidad y logrando el propósito del cliente. En los últimos 5 años hemos ejecutado exitosamente más de 10 proyectos que tienen estas características especiales así como otros 15 proyectos en los cuales por su tamaño ha sido relevante la aplicación de estas buenas prácticas.
5. ¿Qué tipos de beneficios se obtiene mediante este proceso en las empresas?
Aunque es sabido de alguna de las guías de gestión de proyectos mencionadas no garantiza el éxito del proyecto, si es definitivo que su implementación juiciosa contribuye de manera significativa en los logros del proyecto. El hecho de aplicar muchas de las buenas prácticas de gestión de proyectos sanea cada nuevo proyecto a ejecutar desde su adecuada estructuración validando su alineación con la estratega de la empresa hasta la fase de implementación en la cual se supervisa el proyecto desde sus diferentes componentes: alcance - tiempo - calidad - riesgos - costo - recursos -comunicaciones. Procura, etc usando KPI o indicadores que permitan el seguimiento y control de las líneas base establecidas. También es fundamental el concepto de lecciones aprendidas que se nutre de la inteligencia colectiva y la capacidad de resiliencia de las organizaciones. Manejar un portafolio de proyectos bajo las buenas prácticas del PMI permite la homologación de procedimientos que redunda en la calidad por ejemplo, también ofrece la oportunidad de generar plantillas que agilicen los proceso documentales , crea una disciplina de control y supervisión de los proyectos que se puede reflejar dentro de las diferentes curvas S (usando la herramienta del valor ganado) y generar DASH BOARD (cuadros de control) de los diferentes proyectos que miden el estado de cada proyecto y del mismo portafolio revisando si hay proyectos fuera de control o un portafolio con riesgos y sobre todo oportunidades, en resumen el beneficio es poder tener una visual global de cada proyecto y una comunicación fluida sobre las estrategias a utilizar de gestión de los interesados.
6. Costo beneficio de esta implementación
Las inversiones involucradas más allá de plataformas o asesorías, está en la formación del equipo de trabajo, de esta manera los líderes de proyectos podrán permear a la organización la gestión de valor que ofrece esta guía. En ATICA llevamos bastante tiempo en mejora continúa y podemos afirmar que los proyectos cumplen sus objetivos para nuestros clientes cada vez más con alcances, tiempos y presupuestos más retadores sin bajar la guardia en los temas de calidad, cada vez más un dossier de calidad va teniendo más valores agregados y la organización va enriqueciendo su memoria histórica para poder atender mejor a nuestros clientes. Los procesos de estructuración se nutren de las métricas registradas en los proyectos exitosamente ejecutados de tal forma que el retorno de inversión se ve sobre todo en cómo va creciendo el nivel de entregables, la gestión del cliente sin que eso necesariamente redunde en mayores costos y antes por el contrario permite hacer sinergias y en algunos momentos ser muy competitivos frente a temas de recursos o desarrollo de proveedores.
7. ¿Requisitos para esta implementación?
8. ¿Cuánto vale implementar PMI dentro de mi empresa?
Hay muchos factores de lo que esto depende, tamaño de la empresa, a su vez de la PMO, cantidad de personal a formar y en formación, cursos de actualización, certificaciones, plataforma de gestión de proyectos, etc Sin embargo la cifra es un pequeño % si esto redunda en ayudar al proyecto al logro de sus objetivos, controlar los KPI del proyecto (llegando por ejemplo a tiempo y dentro del presupuesto acordado) y contribuir en la gestión de la expectativa de los interesados. El curso para certificarse que puede valer entre 1- 2 MM en promedio por cada persona, el examen de certificación que cuesta unos 500 USD , licencias de software de gestión que hoy por hoy ofrecen rangos desde 10 USD- 30 USD en promedio mes por usuario y muchas HH son algunos de los costos involucrados que no parecer altos frente a contribuir por ejemplo al control de costos de un proyecto que solo con un 5% de ahorro o de menor sobrecosto puede pagar varios meses de la PMO y sus herramientas.
